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 REGISAFE
Für Kommunen
Freie Wirtschaft

REGISAFE-DOKUMENTENMANAGEMENT
 



 

Das Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE steht seit 1990 als Synonym für praxisbewährte, zukunftsorientierte Lösungen. Über 1900 REGISAFE -Installationen, überwiegend in den Bereichen Öffentliche Verwaltung, Kirche, Krankenhaus, Stadtwerke und freie Wirtschaft, stehen als Referenzen für die Leistungsfähigkeit unserer Software und unserer Dienstleistungen.
REGISAFE public wird in folgenden Bereichen erfolgreich eingesetzt:

* Freie Wirtschaft
* öffentliche Verwaltung
* Gemeinde- und Stadtwerke
* Verbände
* Kirchen
* Krankenhäuser


REGISAFE public 4.0 - der neue Maßstab für zukunftsorientierte Lösungen:

REGISAFE public deckt von der Verwaltung einer Papier-Registratur über vollelektronische Lösungen mit Scanner und Optischer Archivierung bis hin zur Internet-Integration sämtliche Bereiche der Informations- und Schriftgutverwaltung professionell ab.

Vor allem durch die klare, anwenderfreundliche Benutzer-Führung und die Flexibilität durch eine modulare System-Architektur erreicht REGISAFE public höchste Akzeptanz bei allen Anwendern. Mit unserem „QScript“ sind kundenspezifische Anpassungen kostengünstig und mit geringem Zeitaufwand zu realisieren.
Die REGISAFE public -Anwender profitieren hierdurch von speziell auf ihre Anforderungen angepassten Funktionen und Arbeitsabläufen.

REGISAFE public unterstützt den Anwender insbesondere bei der

· Informations-Recherche

· Erstellung von Dokumenten

· Ablage und Speicherung des Schriftguts

· Verteilung und Veröffentlichung von Informationen

· Überwachung von Aufgaben und Terminen

· Organisation der Papier-Ablage.

Durch offene Schnittstellen werden andere Anwendungs-Programme in eine Gesamtlösung mit REGISAFE public integriert.
REGISAFE public – Ihre Vorteile:

Die Grundfunktionen von REGISAFE public bieten Ihnen wertvolle und notwendige Werkzeuge zum Dokumenten-, Informations- und Knowledgemanagement.

· Dank eines personenunabhängigen Schemas (z.B. eines Aktenplans) und der einzigartigen phonetischen Schnell-Suche finden Sie alle Informationen REGISAFE public unabhängig davon, wer sie erstellt hat. Dadurch eliminieren Sie einen der größten „Arbeitszeitfresser“: Das Suchen nach Informationen!

· Ihre EDV-Daten und Papier-Unterlagen werden identisch behandelt. Kein Medienbruch!

· Schriftstücke erstellen Sie wesentlich schneller: REGISAFE public übernimmt alle Routine-Aufgaben, übernimmt vorgefertigte Muster, bereitet Briefe vor, fügt die Adresse ein, erstellt Serienbriefe usw.

· Daten aus anderen Anwendungsprogrammen werden von REGISAFE public importiert und stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

· Sie vergessen keine Termine mehr: Informationen erscheinen zu einem Wiedervorlage-Termin automatisch auf Ihrem Bildschirm.

· Sie können Informationen nicht nur an Andere verschicken, sondern lassen von REGISAFE public gleichzeitig Erledigungs-Fristen überwachen. Es gehen keine Aufgaben REGISAFE public mehr unter!

· Nutzen Sie auch die Vorteile einer zentralen Adressdatenbank: Minimaler Pflege-Aufwand, sofortiger Zugriff auf Adressen und deren Schriftstücke, Serienbriefe, Serien-E-Mails, Faxe…

· Auf empfangene E-Mails und Faxe greifen Sie genauso einfach zu wie auf selbst erstellte und gescannte Schriftstücke. Sie müssen nicht einmal wissen, in welcher Form die gewünschten Informationen vorliegen!

· Besprechungen und Sitzungen werden ohne großen Aufwand organisiert: Vorlagen, Einladungen, Protokolle usw.

· Pflegen Sie Ihre Internet-Homepage fast nebenbei: REGISAFE public konvertiert Ihre Daten, stellt sie auf den Web-Server, verschickt Newsletter und vieles mehr… Übrigens: Sämtliche Seiten, die Sie auf unserer Homepage finden, wurden von uns mit genau einem einzigen Mausklick veröffentlicht

· Stellen Sie elektronische Formulare innerhalb Ihres Hauses und im Internet zur Verfügung: Ausgefüllte Formulare landen sofort beim richtigen Sachbearbeiter, alle Routine-Aufgaben für die weitere Bearbeitung werden von REGISAFE public übernommen.

· Sie optimieren mit REGISAFE public die Verwaltung und Organisation Ihrer Papier-Registratur, drucken Etiketten, organisieren Aktenausgaben und haben alle REGISAFE public Wiedervorlage-Termine stets im Überblick.
Aktenplanverwaltung

Finden Sie sich immer in der individuellen Ablagestruktur jedes Mitarbeiters zurecht?

· Sie finden den richtigen Ablageort Ihrer Papier-Akten und den Speicherort Ihrer elektronischen Daten effektiv und rationell mit der phonetischen Suche, mit Synonymen und der indizierten Volltext-Suche.
· Sie erhalten per Mausklick Auskunft über Zuständigkeiten, Aufbewahrungsorte und -fristen, Hinweise, Produkt-Kennungen, Haushaltsstellen und vieles mehr.
· Sie pflegen Ihren Aktenplan oder Informationsstrukturplan komfortabel, einfach und zentralisiert mit REGISAFE public.
· Sie navigieren - vereinfacht durch die hierarchische Darstellung - frei durch die Ablagestruktur.
· Sie verfügen über eine verwaltungs- bzw. unternehmensweite, einheitliche Ablagestruktur für alle Informationen, sei es in elektronischer Form oder in Papier.
Registraturverwaltung

Finden Sie schnell und sicher alle Vorgänge und Akten? - Wissen Sie, wer welche Akten auf seinem Tisch hat?

· Mit REGISAFE public zentralisieren Sie Ihre Registratur- und Archivverwaltung mit Recherchemöglichkeiten für jeden Mitarbeiter.

· Sie beschleunigen die Bearbeitung von Aktenanforderungen und Aktenausgabe mit einem speziellen Barcode, der automatisiert mit REGISAFE public erstellt und eingelesen werden kann.

· hilft Ihnen bei der Erstellung von Beschriftungsetiketten für Ordner und Akten.

· Sie erstellen und drucken Legscheine für Akten einfach und komfortabel per Mausklick, oder auf Wunsch sogar automatisch.

· Elektronische Akten und Papierakten werden durch REGISAFE public parallelisiert gehalten.

· Durch elektronische Aktenverfolgung und Rückgabe-Erinnerungsfunktion gibt es kein Vergessen oder Verschwinden von Akten mehr.
Dokumentenmanagement

Wollen Sie wirklich bis zu 40 % Ihrer täglichen Arbeitszeit nur mit der Suche nach Dokumenten und Informationen vergeuden?

· Sie beschaffen, pflegen und verarbeiten alle Informationen innerhalb einer einzigen Anwendung! Das Einarbeiten in verschiedene Systeme entfällt.

· Ganz gleich, wie sich 'Herr Maier' nun schreibt (Mayer, Meier oder Meyer), mit der phonetischen Suche finden Sie den Richtigen.

· Lassen Sie sich bei der Erstellung von Schriftstücken helfen: automatische Vorbereitung der Vordrucke, Übernahme der Adressen usw.

· Profitieren Sie durch das unkomplizierte Anlegen und Verwalten von elektronischen Akten und Vorgängen.

· Die Versionskontrolle und das Aktivitätenprotokoll bieten Ihnen Revisionssicherheit.
Knowledgemanagement

Finden Sie alle notwendigen Informationen für wichtige Entscheidungen blitzschnell und ohne Aufwand?

· In REGISAFE public finden Sie durch einzigartige Suchmechanismen mit Phonetik, Synonymen und indizierter Volltextsuche jede Akte, jeden Vorgang, jede Sitzung, jede Adresse, jedes Dokument und jede andere Information.

· Sie verbreiten jede beliebige Information schnell, einfachst

· und sicher mit den leistungsfähigen Bürokommunikations-Komponenten von REGISAFE public.

· Sie erwirken hohe Effizienzgewinne in den Bereichen Workflow, Wirtschaftlichkeit, Dokumentensicherheit, Ablage und Archivierungskapazität.

· Sie erreichen Transparenz auch in großen Datenaufkommen durch das einheitliche Ablagesystem und die integrierte Programmoberfläche.

· Alle Informationen sind jederzeit und sofort einsehbar durch den Schriftstück-Viewer. Die eigentliche Anwendungssoftware, mit der das jeweilige Schriftstück erstellt wurde, muss dabei nicht zwingend am Arbeitsplatz installiert sein.
Bürokommunikation & Terminmanagement

Werden alle Aufgaben termingerecht erledigt? - Sind alle internen und externen Kommunikationspartner reibungslos integriert?

· Mit REGISAFE public verfügen Sie über den Komfort eines modernen Intranet.

· Versenden Sie Informationen jederzeit an jeden Empfänger per Fax oder E-Mail.

· Kontrollieren Sie die fristgerechte Erledigung ihrer delegierten Aufgaben mit den Workflow-Funktionen von REGISAFE public.

· Mit dem einfach zu bedienenden Terminkalender haben Sie stets die Termine aller Mitarbeiter im Überblick. So können Sie auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen kontrollieren.

· Durch die einfache Datenhaltung gibt es bei der Zusammenarbeit verschiedener Personen an einem Dokument keine einzelnen unterschiedlichen Versionen mehr.
eGovernment & Internet

Pflegen Sie Ihre Internetseiten ohne Mehraufwand und ohne technische Kenntnisse? - Bieten Sie ein virtuelles Bürgerbüro?

· Alle in REGISAFE public zur Verfügung stehenden Schriftstücke können Sie im Internet einfach per Mausklick bereitstellen.

· Sie erstellen und pflegen die Inhalte Ihres Webauftritts einfach und bequem in Ihrer gewohnten Textverarbeitung.

· Definieren Sie selbst, wann und wie lange das Dokument auf der Homepage erscheinen soll.

· Verwalten Sie Formulare mit allen anderen sach- oder personenbezogenen Daten in REGISAFE public und bilden Sie so wirklich komplette Akten.

· Stellen Sie Formulare im Internet zur Verfügung.

· Nutzen Sie den elektronischen Formulareingang: Automatisierte Erstellung von Akten und Vorgängen sowie Weiterleitung an die richtigen Sachbearbeiter.
Archivierung

Nutzen Sie bereits das enorme Rationalisierungspotential der elektronischen Archivierung?

· Sie recherchieren wirklich alle Dokumente, Informationen und Dateien in einer einzigen Anwendung. Daten aus Fachanwendungen werden ebenso aufgenommen wie direkt angelegte Dokumente oder Faxe bzw. E-Mails.

· Sie können jederzeit sofort über revisionssicher archivierte Daten aus den verschiedensten Anwendungen und Systemen verfügen - Effektiv und komfortabel für Sie und jeden Mitarbeiter.

· Automatisierte Erfassungsmechanismen erleichtern und beschleunigen für Sie die Archivierung von Daten aus Fachanwendungen.
Workflow-Lösungen

Unterstützt Sie Ihr EDV-System bei ständig wiederkehrenden Arbeitsabläufen?

· Nutzen Sie individuell auf Ihre Verwaltung und Ihre Arbeitsabläufe angepasste Masken und Funktionen.

· Bearbeiten Sie Vorgänge schnell und sicher durch die automatische Vorgangssteuerung.

· Sparen Sie sich die kostenintensive Einarbeitung in Fachprogramme: Nutzen Sie REGISAFE public und Ihre gewohnte Textverarbeitung.